残業代を減らす第一歩は、労働時間を正確に把握することです。自己申告や紙のタイムカードでは、誰がいつ、なぜ残業しているのかが見えません。実態が見えないまま「残業を減らせ」と指示しても、隠れた残業が増えるだけです。客観的な記録で残業の発生源を特定し、業務の偏りや非効率を解消する。これが、法的リスクを抱えずに残業代を減らす唯一の確実な方法です。
この記事の要点
- 会社には労働時間を客観的な方法で把握する義務がある。自己申告だけに頼る管理は原則として認められない
- 残業代の割増率は時間外25%、月60時間超の部分は50%。2023年4月から中小企業にも50%が適用されている
- 労働時間は1分単位で計算する必要がある。日々の端数を切り捨てる運用は違法
- 未払い残業代の請求時効は3年。紙の記録が曖昧だと、会社側が反証できず不利になる
- 残業の原因は「業務量」より「業務の偏り」と「非効率な作業」にあることが多い
- 勤怠をクラウド化すると、残業の発生源が可視化され、給与計算や助成金申請の手間も減る
残業代はどのように計算されるのか
残業代は、1時間あたりの賃金に割増率と残業時間を掛けて算出します。
残業代 ＝ 1時間あたりの賃金 × 割増率 × 残業時間
月給制の場合、1時間あたりの賃金 ＝（月給－除外される手当）÷ 1カ月の平均所定労働時間| 労働の種類 | 割増率 |
|---|---|
| 時間外労働（法定労働時間を超える部分） | 25%以上 |
| 時間外労働のうち月60時間を超える部分 | 50%以上 |
| 深夜労働（22時〜翌5時） | 25%以上 |
| 法定休日の労働 | 35%以上 |
| 時間外労働＋深夜労働 | 50%以上 |
月60時間を超える時間外労働の割増率50%は、以前は大企業のみに適用されていましたが、2023年4月から中小企業にも適用されています。長時間残業が常態化している会社ほど、残業代は加速度的に膨らむ構造です。
残業代の試算例
時給換算1,500円の従業員が、月に80時間の時間外労働をした場合
・60時間まで：1,500円 × 1.25 × 60時間 ＝ 112,500円
・60時間超の20時間：1,500円 × 1.5 × 20時間 ＝ 45,000円
月157,500円。年間では約189万円
この従業員の残業を月40時間まで減らせば、残業代は月75,000円になり、年間でおよそ99万円の差が生まれます。さらに残業代は社会保険料の算定にも反映されるため、実際の削減効果はこれより大きくなります。
勤怠管理がずさんだと、何が起きるのか
残業の原因が分からない
紙のタイムカードや手書きの出勤簿では、月末に集計するまで全体像が見えません。誰に残業が偏っているのか、どの曜日や時期に集中しているのか、どの業務が原因なのか。これが分からない限り、対策は「全員残業禁止」のような乱暴なものになりがちです。
隠れた残業が生まれる
実態を把握しないまま残業を抑制すると、タイムカードを押した後に仕事を続ける、自宅に持ち帰るといった、記録に残らない労働が生まれます。表面上は残業が減っても、会社は未払い残業代のリスクを抱えたままになります。
未払い残業代の請求に反証できない
未払い残業代の請求時効は3年です。退職した従業員から請求を受けた際、会社側に正確な記録がなければ、従業員のメモや業務メールの送信時刻などをもとに労働時間が認定されることがあります。記録がないことは、会社にとって不利に働きます。
労働安全衛生法により、会社には従業員の労働時間を客観的な方法で把握する義務があります。タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録などが客観的な方法とされ、自己申告のみによる管理は、やむを得ない場合を除き認められていません。
まず見直すべき5つのポイント
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打刻の方法を客観的なものにする
自己申告制や手書きの出勤簿は、記録の信頼性に欠けます。ICカード、スマートフォン、パソコンのログなど、客観的に記録が残る方法に切り替えることが出発点です。
直行直帰や外回りの多い職場では、位置情報つきのスマートフォン打刻が有効です。
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1分単位で記録・計算する
労働時間は1分単位で計算するのが原則です。15分や30分単位で日々の端数を切り捨てる運用は、賃金の全額払いの原則に反します。
なお、1カ月の時間外労働の合計に1時間未満の端数がある場合、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は、事務の簡便化として認められています。
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残業の申請・承認のルールをつくる
残業を事前申請・承認制にすると、上司が業務の必要性を判断する機会が生まれます。「なんとなく残っている」残業を減らす効果があります。
ただし、申請がないからといって、実際に働いた時間の賃金を支払わないことは認められません。黙認していた残業も労働時間とみなされます。
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リアルタイムで状況を確認できるようにする
月末の集計を待たずに、日々の残業時間を把握できる状態にします。月の途中で特定の人の残業が増えていれば、業務の割り振りを変えるなどの手を早めに打てます。
時間外労働の上限規制（原則月45時間・年360時間）を超えそうな従業員を事前に把握できることも重要です。
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データを分析して発生源を特定する
記録が蓄積されたら、残業が「誰に」「いつ」「なぜ」発生しているかを分析します。特定の人への業務集中、特定の曜日や月末への偏り、特定の作業の非効率。原因が分かれば、対策は具体的になります。
やってはいけない残業代の削減方法
残業代の削減を急ぐあまり、次のような運用をしてしまうケースがあります。いずれも違法、または大きな法的リスクを伴います。
- 打刻後の労働を黙認する。記録に残らなくても、実際に働いた時間は労働時間です
- 日々の端数を切り捨てる。15分未満を切り捨てるといった運用は、未払い賃金となります
- 固定残業代を超えた分を支払わない。固定残業代の時間数を超えた残業には、別途支払いが必要です
- 実態のない管理監督者扱い。役職名だけで残業代の対象外とすることはできません。権限・待遇・働き方の実態で判断されます
- 残業を禁止し、持ち帰り仕事を放置する。業務量を変えずに残業だけを禁止すれば、隠れた労働が生まれます
これらが発覚した場合、過去3年分の未払い残業代に加え、裁判になれば付加金の支払いを命じられる可能性があります。1人分でも数百万円規模になることがあり、複数の従業員から同時に請求されれば経営を揺るがしかねません。
残業そのものを減らすには
正確な記録で発生源が見えたら、次は原因に応じた対策です。
| 残業の原因 | 主な対策 |
|---|---|
| 特定の人への業務集中 | 業務の棚卸しと再配分、マニュアル化による属人化の解消 |
| 月末・繁忙期への偏り | 作業の前倒し、変形労働時間制の検討、繁忙期のみの増員 |
| 事務作業に時間がかかる | 給与計算・勤怠集計・書類作成のシステム化 |
| 会議・報告が多い | 会議の時間と頻度の見直し、報告のテンプレート化 |
| 人手が足りない | 採用、パートの労働時間延長、正社員化による戦力化 |
見落とされやすいのが、勤怠管理そのものにかかっている時間です。紙のタイムカードを集め、Excelに転記し、残業時間を計算し、給与ソフトに入力する。この作業だけで毎月十数時間かかっている会社は珍しくありません。管理部門の残業の原因が、勤怠管理の非効率にあるという皮肉な状況です。
勤怠のクラウド化で変わること
- 打刻から集計までが自動化され、月末の転記・計算作業がなくなる
- 残業時間をリアルタイムで確認でき、上限を超えそうな従業員に早めに対応できる
- 給与計算と連動し、計算ミスや二重入力が減る
- 記録が客観的に残るため、未払い残業代の請求に対して反証しやすくなる
- 出勤簿・賃金台帳をすぐに出力でき、助成金の申請書類がそろえやすくなる
最後の点は見過ごされがちですが重要です。多くの助成金では、対象期間の出勤簿と賃金台帳の提出が求められます。勤怠の記録が整っていれば、申請の準備にかかる時間は大幅に短くなります。
残業削減や業務効率化の取り組みには、公的な支援制度が用意されています。賃上げとあわせて業務システムや設備を導入する場合は業務改善助成金、業務システムの導入にはデジタル化・AI導入補助金が対象になる場合があります。また、労働時間の短縮に取り組む中小企業向けには、働き方改革推進支援助成金が設けられています。
「リブオフィスクラウド」は、勤怠・給与・労務の管理をクラウド化するツールです。導入コストは0円で、スマートフォンからの打刻、直行直帰やシフト制の勤務にも対応しています。日々の記録がそのまま給与計算と助成金申請の根拠になるため、管理の手間と残業の両方を減らせます。
よくある質問
残業代を減らすために最初にすべきことは何ですか。
労働時間を客観的な方法で正確に把握することです。誰がいつ、なぜ残業しているのかが見えなければ、有効な対策は打てません。自己申告や手書きの記録から、タイムカードやスマートフォン打刻などの客観的な方法に切り替えることが出発点です。
残業時間を15分単位で切り捨ててもよいですか。
日々の労働時間の端数を切り捨てることは認められません。労働時間は1分単位で計算するのが原則です。ただし、1カ月の時間外労働の合計について、30分未満を切り捨て30分以上を1時間に切り上げる処理は、事務の簡便化として認められています。
残業を事前申請制にすれば、申請のない残業代は払わなくてよいですか。
払う必要があります。申請がなくても、会社が残業を黙認していた場合や、業務量からみて残業が避けられなかった場合は労働時間とみなされます。申請制は残業の必要性を判断する仕組みであり、支払いを免れる手段ではありません。
月60時間を超える残業の割増率は中小企業も50%ですか。
はい。2023年4月から中小企業にも適用されています。月60時間を超える時間外労働については、50%以上の割増賃金を支払う必要があります。
未払い残業代は何年分さかのぼって請求されますか。
現在の時効は3年です。退職者から請求を受けた場合、会社側に正確な勤怠記録がなければ、従業員のメモや業務メールなどをもとに労働時間が認定されることがあります。
勤怠管理のシステム化に使える補助金はありますか。
勤怠・労務管理のソフトウェアは、デジタル化・AI導入補助金（旧IT導入補助金）の対象プロセスに含まれます。ただし補助対象は事務局に登録されたツールに限られ、審査による採択が必要です。賃上げとあわせて導入する場合は、業務改善助成金が対象になることもあります。
まとめ
残業代を減らすために最初に見直すべきは、勤怠管理です。記録が正確でなければ、残業の原因は分からず、対策も打てません。さらに、ずさんな記録は未払い残業代の請求に対して会社を無防備にします。
客観的な打刻、1分単位の記録、リアルタイムでの把握。この3つがそろえば、残業の発生源が見え、業務の再配分やシステム化といった具体的な対策につなげられます。残業代の削減は、支払いを減らすことではなく、残業が発生しない仕組みをつくることです。
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※本記事は一般的な労務管理の考え方を解説したものです。個別の労働時間管理や賃金計算の判断については、社会保険労務士等の専門家にご確認ください。助成金・補助金の要件は変更される場合があります。
