就業規則は、労務トラブルから会社を守る「防御」と、助成金を受け取るための「前提条件」を同時に担う書類です。懲戒や残業、賃金のルールが明文化されていなければ、トラブルの際に会社の主張は認められにくくなります。そして雇用関係の助成金の多くは、正社員転換制度や賃金、休暇に関する規定が就業規則に定められていることを支給要件としています。一度の整備で2つの効果が得られるため、中小企業にとって費用対効果の高い取り組みです。
この記事の要点
- 常時10人以上の労働者を使用する事業場は、就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務
- 作成した就業規則は従業員に周知しなければならず、周知されていない規則は効力が認められないおそれがある
- 懲戒処分や配置転換を行うには、就業規則上の根拠が必要になる
- キャリアアップ助成金は正社員転換制度の規定、業務改善助成金は引き上げ後の賃金の規定など、多くの助成金が就業規則の整備を要件としている
- 助成金の多くは「取り組みの前」に規定が必要。後から整備しても対象外になる
- ひな形をそのまま使い、実態と合っていない就業規則はかえってリスクになる
就業規則とは何か
就業規則とは、労働時間、賃金、休日、退職など、職場で働くうえでのルールを定めた会社の規則です。労働基準法により、常時10人以上の労働者を使用する事業場には、作成と労働基準監督署への届出が義務付けられています。
| 区分 | 内容 |
|---|---|
| 必ず記載する事項 | 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制の場合の就業時転換／賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払日、昇給／退職（解雇の事由を含む） |
| 制度を設ける場合に記載する事項 | 退職金、賞与、食費・作業用品の負担、安全衛生、職業訓練、災害補償、表彰・制裁など |
作成や変更の際には、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者の意見を聴き、その意見書を添えて届け出ます。さらに、作成した就業規則は、見やすい場所への掲示や書面の交付などによって従業員に周知する義務があります。
従業員が10人未満の事業場には作成義務はありません。ただし、後述するとおり助成金の申請では就業規則またはそれに準ずる書類が求められることが多く、小規模な会社ほど整備の効果が大きいといえます。
就業規則が効く2つの理由
労務リスクを防ぐ
ルールが明文化されていれば、トラブルが起きたときに会社の対応の根拠を示せます。曖昧なままでは、会社の主張が認められにくくなります。
助成金の要件を満たす
雇用関係の助成金の多くは、特定の制度が就業規則に規定されていることを支給の条件としています。規定がなければ申請自体ができません。
理由1：就業規則がないと起きる労務リスク
懲戒処分ができない
無断欠勤を繰り返す、業務命令に従わない、といった従業員がいても、懲戒の種類と事由が就業規則に定められていなければ、処分の根拠がありません。根拠なく処分すれば、無効と判断される可能性があります。
残業や休日出勤を命じられない
時間外労働や休日労働を命じるには、36協定の締結・届出に加え、就業規則等でその根拠を定めておく必要があります。根拠がなければ、残業命令に従わない従業員に対して強く求めることが難しくなります。
賃金や手当をめぐる争いが起きる
手当の支給条件、昇給の基準、賞与の有無。これらが曖昧だと、「あの人だけ手当が出ている」「約束が違う」といった不満や紛争につながります。退職後に未払い賃金を請求されるきっかけにもなります。
解雇をめぐる争いで不利になる
解雇の事由は就業規則の必要記載事項です。事由が定められていない、あるいは実態とかけ離れている場合、解雇が無効と判断されるリスクが高まります。
「就業規則はあるが、実態と合っていない」状態も危険です。インターネットで入手したひな形をそのまま使い、実際には存在しない手当や休暇が記載されていれば、従業員からその支給を求められる可能性があります。就業規則は会社を守る書類であると同時に、会社を拘束する書類でもあります。
理由2：助成金の多くが就業規則を前提としている
雇用関係の助成金は、会社の雇用管理の改善を支援する制度です。そのため、取り組みが一時的なものではなく、制度として会社に根づいていることを確認するために、就業規則への規定が求められます。
| 助成金 | 就業規則に求められる主な規定 |
|---|---|
| キャリアアップ助成金 （正社員化コース） | 正社員への転換制度。転換の対象者、手続き、時期などを規定し、その規定に基づいて転換することが必要。転換後の正社員には、賞与または退職金の制度と昇給の制度が適用されている必要がある |
| キャリアアップ助成金 （賃金規定等改定コース） | 非正規雇用の従業員に適用される賃金規定。改定前後の規定を比較できることが必要 |
| 業務改善助成金 | 引き上げ後の事業場内最低賃金額。10人未満で就業規則がない場合は、就業規則に準ずる書類の作成が必要 |
| 人材開発支援助成金 （教育訓練休暇等付与コース） | 有給の教育訓練休暇制度 |
| 両立支援等助成金 | 育児休業、介護休業、短時間勤務などの制度 |
「後から整備」では間に合わない
ここで最も注意すべきは、規定のタイミングです。たとえばキャリアアップ助成金の正社員化コースでは、転換制度を就業規則に定め、その規定に基づいて転換する必要があります。先に正社員化してから規定を追加しても、対象にはなりません。
「助成金があると知ったので、今から就業規則を整えよう」と考えたときには、すでに取り組みを済ませてしまっていた。これは非常に多い失敗です。就業規則を先に整えておけば、使える制度が現れたときにすぐ動けるということでもあります。
規定の追加そのものに加算がある制度も
キャリアアップ助成金には、正社員転換制度を新たに規定して実際に転換した場合に、事業所単位で加算が受けられる仕組みがあります。就業規則の整備が、それ自体で受給額を押し上げるケースです。
整備・見直しを進める4つのステップ
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現状の運用を書き出す
まず、実際にどのように運用しているかを整理します。始業・終業の時刻、休憩の取り方、残業の申請方法、手当の支給条件、休暇の取得方法。就業規則の有無にかかわらず、現状を把握することが出発点です。
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既存の就業規則と照らし合わせる
就業規則がある場合は、現状の運用と一致しているかを確認します。法改正に対応できていない箇所、実態と異なる記載がないかをチェックします。
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今後の取り組みに必要な規定を洗い出す
正社員化、賃上げ、研修、育児・介護支援など、今後予定している取り組みを整理し、それに対応する助成金で求められる規定を確認します。
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専門家と相談して作成・届出・周知する
就業規則の作成や変更は、労働法の知識が求められる専門領域です。社会保険労務士に相談し、意見書の添付、労働基準監督署への届出、従業員への周知まで確実に行います。
見直しを検討すべきタイミング
- 従業員が10人に近づいた、または超えた
- パート・アルバイトなど雇用形態が増えた
- 育児・介護休業法など、労働関係の法改正があった
- 正社員化や賃上げ、研修の実施を予定している
- 労務トラブルが起きた、または起きそうな兆候がある
- 就業規則を数年間見直していない
就業規則と日々の記録はセットで機能する
就業規則はルールを定める書類ですが、そのルールどおりに運用されていることを示すのは、出勤簿や賃金台帳といった日々の記録です。助成金の申請でも、規定と記録の両方の提出が求められます。
規定では「残業は事前申請制」となっているのに、記録上は申請なしの残業が常態化している。規定では「昇給は年1回」なのに、賃金台帳を見ると昇給の実績がない。規定と記録が食い違っていれば、労務リスクにも助成金の審査にも影響します。
勤怠・給与の記録がクラウドで一元管理されていれば、就業規則どおりに運用できているかを確認しやすくなります。記録の整え方については勤怠管理のクラウド化で変わること、Excel労務管理の限界もあわせてご覧ください。
「リブオフィスクラウド」は、勤怠・給与・労務の記録をクラウドで一元管理するツールです。導入コストは0円で、就業規則に沿った勤怠ルールや手当の設定にも対応しています。助成金の申請に必要な出勤簿や賃金台帳もその場で出力できます。
よくある質問
従業員が10人未満でも就業規則は必要ですか。
法律上の作成義務はありません。ただし、懲戒や残業命令の根拠を明確にするため、また多くの助成金で就業規則またはそれに準ずる書類の提出が求められるため、作成しておくことをおすすめします。
就業規則がないと助成金は受けられませんか。
制度によって異なりますが、キャリアアップ助成金の正社員化コースでは正社員転換制度を就業規則等に規定することが要件です。業務改善助成金でも、引き上げ後の賃金を就業規則またはそれに準ずる書類に定める必要があります。多くの雇用関係の助成金で、就業規則の整備が前提となっています。
助成金のために就業規則を後から変更しても間に合いますか。
取り組みを実施する前であれば間に合う場合があります。ただし、正社員化などの取り組みを先に済ませてから規定を追加しても、対象にはなりません。取り組みの前に規定を整えることが重要です。
インターネットのひな形を使ってもよいですか。
参考にすることはできますが、そのまま使うのはおすすめしません。実態と合わない規定があると、実際には支給していない手当や休暇を求められるなど、かえってリスクになります。自社の運用に合わせて調整してください。
就業規則を作成したら、どこに届け出ればよいですか。
事業場を管轄する労働基準監督署に届け出ます。その際、労働者の過半数で組織する労働組合、または労働者の過半数を代表する者の意見書を添付します。届出後は従業員への周知も必要です。
就業規則の作成は誰に依頼すればよいですか。
社会保険労務士に相談するのが一般的です。就業規則の作成や変更、届出の代行は社会保険労務士の業務領域です。
まとめ
就業規則は、労務トラブルから会社を守る防御の役割と、助成金を受け取るための前提条件という2つの役割を持っています。懲戒、残業、賃金、解雇のルールが明文化されていれば、トラブルの際に会社の対応の根拠を示せます。そして正社員転換制度や賃金、休暇の規定があれば、雇用関係の助成金を申請する土台が整います。
重要なのは、取り組みの前に整えておくこと、そして規定と日々の運用・記録を一致させることです。この2点を押さえれば、一度の整備で労務リスクの低減と助成金の活用という2つの効果が得られます。
自社の就業規則でどの助成金が狙えるか、何を整備すべきかは、無料診断でご確認いただけます。
※本記事は一般的な就業規則の考え方を解説したものです。就業規則の作成・変更・届出は社会保険労務士の業務領域であり、個別の規定内容については専門家にご相談ください。当社は就業規則の作成代行を行っておりません。助成金の要件は変更される場合があります。
